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5 razões para não usar pastas no SharePoint

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Participei de muitas implementações da plataforma SharePoint desde 2009 e a necessidade organizacional número um que vejo é: gestão de documentos (armazenamento de arquivos e compartilhamento).

O SharePoint é uma ferramenta superior para o gerenciamento de documentos. No entanto, sempre me surpreende ver os usuários da ferramenta replicando estruturas de pastas (diretórios) que costumavam ter em seus computadores ou unidades compartilhadas de rede no site do SharePoint.

Algumas pessoas podem discordar da minha opinião, mas usar pastas no SharePoint é uma má prática!

A primeira pergunta que quero fazer aos usuários é: por que migraram para a plataforma SharePoint?

Se você estiver usando pastas no SharePoint, terá uma unidade de rede com custo elevado para administrar e manter, sem esquecer das taxas de licenciamento.

Veja 5 razões para não usar pastas no SharePoint:

  1. Impacto no recurso de pesquisa (Search) quando os arquivos estão ocultos em pastas aninhadas (muitas pastas, uma dentro da outra). Você esta essencialmente recriando pastas aninhadas que você tinha em unidades de rede.
  2. Limite do tamanho de URL. As pastas aumentam o tamanho do URL, que é limitado a 255 caracteres.
  3. Segurança no nível da pasta é um pesadelo. Nem pense em fazer isso. Como você fará para administrar?
  4. Experiência do usuário (navegação, localização de documentos…) prejudicada.
  5. Duplicação de arquivos – com pastas que você pode depositar várias cópias do mesmo arquivo – é ruim quando você tenta organizar documentos e dados em primeiro lugar.

Então, Qual é a melhor prática/solução para armazenar documentos no SharePoint?

A resposta é simples:

Utilizar propriedades do documento (colunas de metadados, nos termos do SharePoint) que você pode criar antes da migração da sua pasta na rede para uma biblioteca de documentos.

Você esta sentindo que a organização dos seus documentos no seu SharePoint esta confusa e sub-utilizada?

A administração poderia ser mais fácil?

A Oplen é especialista em SharePoint, conta com profissionais certificados e pode ajudar você e a sua empresa com a organização de documentos!