Gestão de Documentos – Biblioteca


CENÁRIO

A área de pesquisas de um de nossos clientes possui um acervo significativo em sua biblioteca, que reúne livros técnicos de química, tecnologia e gestão de projetos ligados à produção de tabaco e agronomia, além de documentos referentes às patentes da empresa. O conteúdo está disponível tanto em livros físicos quanto digitais.

A rotina da empresa envolve diversos grupos de trabalho e um grande fluxo de informações e segredos corporativos – como relatórios de patentes. O elevado volume de tráfego de dados gerado pela troca de e-mails, referentes a aprovação de patentes, por exemplo, ampliava os risco de vazamento de informações.

Com isso, o gestor de TI da área sentiu a necessidade de atuar de forma automatizada, por meio de uma solução customizada, que permitisse acessar os dados já existentes e incluir novas informações digitalizadas. Esse novo processo facilitaria o acesso à pesquisa e retirada de livros e demais documentos digitais, no modelo de autoatendimento. Até então, todos os pedidos eram feitos em modo offline, por intermédio de uma bibliotecária.

ESTRATÉGIA

Durante um mês, a Oplen fez um mapeamento de todos os processos da área, incluindo o fluxo de aprovação de relatórios científicos e de patentes, bem como o fluxo de acesso aos dados da área física da biblioteca, referente aos processos de retirada e devolução. Com o diagnóstico, a indicação para a empresa foi o desenvolvimento de um sistema customizado no SharePoint, uma solução para a gestão de documentos.

No segundo passo do projeto, a Oplen desenvolveu o novo sistema em quatro meses, que logo recebeu a migração de toda a base de dados eletrônicos que circulavam pelos e-mails, o que incluía desde arquivos PDF, apresentações em PowerPoint, etc. O processo de migração dos documentos exigiu um mês de trabalho e, após uma breve orientação sobre como o novo sistema funcionava, os novos relatórios passaram a ser trabalhados dentro do novo fluxo de informações.

RESULTADOS

A automação de todos os processos envolvendo o acesso ao acervo digital gerou uma redução no tempo de pesquisas e consultas no acervo. Para os pesquisadores, houve uma importante mudança no tempo de resposta ao solicitar acesso a um documento, graças ao sistema de autoatendimento, o que eliminou a necessidade de um profissional dedicado a essa função.

Além disso, a empresa ampliou o aspecto da segurança, uma vez que todo o fluxo de informação passou a ocorrer dentro do novo sistema. Assim, o acesso aos documentos tornou-se segmentado e bem controlado, liberando as informações de acordo com o perfil de cada usuário do sistema.

Esta segmentação é ainda maior no caso das patentes, cujo acesso é permitido apenas para quem está diretamente envolvido com elas. De modo geral, o acesso é feito dentro das instalações da empresa, mas o sistema também permite acesso remoto, por meio de uma VPN, caso haja necessidade.