Migração de Base Lotus Notes


CENÁRIO

Para gerir toda a base de dados da área de Recursos Humanos, um de nossos clientes utilizava o sistema de trabalho colaborativo Lotus Notes. Porém, com o objetivo de atuar por uma plataforma mais moderna e robusta, que facilitasse o acesso a todas as informações da área e fosse capaz de atender às necessidades atuais dos negócios, a empresa decidiu migrar suas informações para o SharePoint.

Nesse empresa, o RH registra e documenta todos os dados estratégicos referentes a promoções, planos de cortes, planos de carreira ou aumento de salários, e as demais atividades da área. Por se tratar de informações críticas, o SharePoint representaria a melhor solução para o processo de migração da base, que incluía e-mails, atas do board do conselho de RH, entre outros dados relevantes.

ESTRATÉGIA

Para traçar esse projeto, a empresa contratou os serviços da Oplen, que manteve contato constante com a diretoria para alinhar o escopo de sua proposta. Chegou-se a cogitar uma solução desenvolvida a partir do zero, mas o uso do SharePoint se mostrou mais vantajoso para o processo de migração da base e para a gestão de documentos.

A partir dessa definição, foi criado um protótipo da solução, que tinha como principal premissa ter uma interface amigável. Isto também foi feito para que a área de RH tivesse conhecimento prévio de seus benefícios, como a facilidade de customização, e facilitasse o processo de adaptação, pois a empresa passaria de uma ferramenta instalada nas máquinas para outra na nuvem.

O projeto exigiu ao todo três meses de trabalho, sendo um mês para o processo de migração e homologação das cerca de 500 atas de reunião.

BENEFÍCIOS

O SharePoint, por oferecer uma interface mais intuitiva para o usuário final, simplifica o trabalho de inserção e consulta à base de dados. A facilidade de uso também foi determinante para não gerar muitas horas de treinamento dos usuários, além disso, sua escalabilidade
garante à empresa a execução dos processos em alta performance no longo prazo. A ferramenta será utilizada por empresas do grupo espalhadas na América Latina.