Projetos com EPM


CENÁRIO

Pela complexidade de sua área de atuação, um de nossos clientes mantém a média de 400 projetos da área de desenvolvimento de produtos em andamento e cerca de 40 profissionais responsáveis por sua gestão.

Todos os meses, a fim de apresentar à diretoria de Marketing um relatório de status de cada projeto e a carga de trabalho dos profissionais dedicada a eles, era necessário reunir todos os dados em uma única planilha Excel. A questão é que cada um desses profissionais preenchia as planilhas de acordo com seu próprio método de trabalho, o que demandava bastante tempo.

E ainda, quando inseridos em um só arquivo do Excel, os projetos somavam cerca de 900 planilhas, sem um padrão que facilitasse a busca ou a visualização das informações. Esse modelo de atuação impunha aos gerentes uma certa dificuldade quando precisavam apurar os dados e checar eventuais sobrecargas de trabalho ou possíveis atrasos causados por pedidos constantes de mudança no meio dos processos.

Diante desse obstáculo, a empresa entendeu a necessidade de desenvolver uma solução que mudasse toda a metodologia de trabalho dos gerentes, visando a padronização por meio das melhores práticas do mercado e a otimização do tempo de execução dos projetos.

ESTRATÉGIA

A atuação da Oplen foi essencial para apoiar o cliente na criação da nova metodologia, que seria desenvolvida em cima de uma ferramenta padrão de mercado, o Microsoft Project Server (EPM). Na primeira fase, a Oplen sanou todas as dúvidas relacionadas ao EPM, por meio de treinamento e capacitação fornecidos ao gestor da área e a alguns gerentes-chave.

Após um intenso trabalho de convencimento e treinamento dos colaboradores, foi vencida a fase da resistência inicial, e os gerentes foram percebendo os benefícios da solução, principalmente em termos de otimização do tempo dedicado a cada projeto. Como o EPM permite o gerenciamento de horas planejadas e trabalhadas, foi possível obter um detalhamento na soma das horas para comparação de produtividade. Com isso, a empresa passou a ter a possibilidade de definir parâmetros de alcance de metas.

Com todos os dados sendo registrados de forma padronizada, a Oplen fez uso de templates customizados para que a elaboração dos relatórios fosse mais organizada, com o registro do histórico de mudanças em cada projeto. O objetivo era dar maior embasamento para explicar e justificar eventuais atrasos em sua execução. Entre a fase inicial até a implementação da solução, foram necessários seis meses de trabalho.

RESULTADOS

O principal benefício foi a padronização de todos os processos que envolvem a gerenciamento de um projeto. Outro ganho relevante foi a gestão do tempo, uma vez que não há mais a necessidade de se realizar reuniões prévias para a inclusão das informações em uma planilha.

Os dados, uma vez inseridos no EPM, podem ser consultados e compilados diretamente pela diretoria, em tempo real, com alguns cliques. No longo prazo, não só o número de projetos anuais poderá ser ajustado, mas também a realocação das equipes, para evitar casos de sobrecargas de trabalho ou períodos de ociosidade.