Sistema de Planejamento de Serviços


Sistema de Planejamento de Serviços em SharePoint

Cenário

A fim de fazer a gestão de todos os serviços requisitados nos laboratórios de seu centro de pesquisas, um de nossos clientes investiu em uma área de planejamento de serviços. A empresa mantém seis laboratórios, onde são feitas análises, fabricação de protótipos, testes, entre outros serviços ligados ao desenvolvimento de novos produtos. Nesse processo, os gerentes de projeto atuam como intermediários das requisições destinadas à área, organizando em um cronograma todas as demandas que vão para os laboratórios.

Ao todo, são cerca de 3 mil requisições e serviços, que até então eram gerenciados por meio de uma planilha Excel compartilhada na rede corporativa. O fato de cada gestor ser responsável por incluir sua requisição na planilha, de forma manual, deixava o processo moroso e inseguro, além de exigir que fosse feito backup diário dos dados.

Para agilizar o processo e minimizar os riscos de perda de informações estratégicas – incluindo as de propriedade intelectual -, a gerência de TI da área de planejamento de serviços solicitou à Oplen uma análise completa do ambiente. O diagnóstico desse estudo apontou a necessidade da implementação do Sistema de Planejamento de Serviços integrado ao SharePoint.

Estratégia

Após o mapeamento dos processos já existentes, a Oplen fez uma consultoria em SharePoint para, para então desenvolver um sistema customizado para o cliente, utilizando sua Fábrica de Software. Foram sete meses de desenvolvimento até que se chegasse à versão final do software para a gestão das requisições e serviços.

Os dados que antes eram imputados manualmente nas planilhas do Excel, foram migrados para o novo Sistema de Planejamento de Serviços. Com a migração, houve uma semana de estabilização do ambiente, e após um período de treinamento, os gestores passaram a fazer todas as requisições pelo novo método.

Para facilitar a aceitação das equipes, a Oplen se preocupou em manter a mesma lógica de preenchimento das requisições que eram utilizadas anteriormente, evitando também gerar dificuldades para o novo processo.

Resultados

Com o planejamento das requisições sendo feito de maneira automática através do Sistema de Planejamento de Serviços, o principal benefício foi o ganho de tempo e o melhor aproveitamento dos recursos, inclusive quando há a necessidade de replanejar o cronograma. A ferramenta faz todos os cálculos necessários para a entrega dentro dos prazos, cruzando dados informados no planejamento inicial com as novas tarefas imputadas diariamente. E, em casos de maior urgência, o Sistema de Planejamento de Serviços permite a intervenção manual para a melhor definição de prioridades.

Outra vantagem do Sistema de Planejamento de Serviços é a possibilidade de rastrear planejamentos que tenham sido modificados, além do acompanhamento das requisições pelos dashboards, em tempo real. Após a implementação da solução, cada laboratório acessa o sistema e tem a visualização imediata de sua respectiva lista de tarefas.