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3 Razões para usar a TI na gestão de documentos e processos

TI na gestão de documentos

Veja como a adoção de Soluções Colaborativas pode tornar a realização das tarefas de sua empresa mais rápidas, eficientes e controláveis

Orientar e acompanhar a execução de um projeto exige troca de informações constantes. O problema, porém, é que se você é o gestor dessas ações, isso significa muitas vezes ter que organizar inúmeras mensagens e arquivos, não é?

Caso este seja seu caso, a boa notícia é que não é preciso mais recorrer às planilhas ou e-mails para fazer a Gestão de Documentos e Processos. Sabe como? A partir do uso da tecnologia, com ferramentas de comunicação, controle e colaboração.

Para deixar isso claro, listamos 3 Razões pelas quais sua empresa só tem a ganhar com o uso da TI como recurso para facilitar o gerenciamento dos projetos. Confira:

#1. A TI simplifica o controle das informações

Ter apenas e-mails ou planilhas para controlar os documentos tornará a administração de seus projetos muito mais suscetível a enganos e falhas. Para minimizar esses riscos, a dica é investir em soluções colaborativas que ajudem a gerenciar o conteúdo e a facilitar a comunicação entre as equipes.

Para isso, hoje, existem várias opções que simplificam a gestão corporativa – como o Sharepoint, por exemplo. Em síntese, essas ferramentas permitem ampliar a colaboração e o repasse de informação entre os times, criando um ambiente de produção único, capaz de apresentar os métodos e documentos de um projeto com acesso simultâneo para todos os times.

#2. Soluções Agregam em Produtividade

Ao adotar ferramentas de controle de dados, sua empresa não ganha apenas uma forma de evitar e-mails recorrentes sobre um mesmo assunto. Mais do que isso, você estimula a sinergia entre as equipes (com todas tendo acesso às mesmas informações) e torna mais produtivo e rápido o processo de realização das ações.

É possível definir os processos a serem adotados em cada ação e facilitar a operação conjunta entre áreas que antes não tinham contato entre si.

#3. Melhora dos Processos de Forma Customizada

Adotar uma solução colaborativa não quer dizer apenas instalar um novo recurso. Ainda mais, por que é possível ganhar muito mais com a aplicação de sistemas configurados exclusivamente para sua empresa.

Hoje, com apoio de consultores especializados, é possível parametrizar relatórios, analisar resultados e, ainda, encontrar ferramentas adaptadas às exigências do negócio para controle de arquivos e procedimentos, por exemplo. Isso para a aplicação em intranets, portais, centros de pesquisa e bibliotecas relacionadas à sua gestão!

Quer saber mais sobre como as Plataformas Colaborativas vão transformar seu controle? Então, siga ligado em nosso blog ou fale já com nossos consultores!